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讓老板拍手叫好的【文件夾模板】功能,你用起來了嗎?

不知道大家在工作中有沒有這樣的習慣:當接觸一個新項目或是開展一段新合作時,總喜歡先確認一下“有沒有模板”。

有這種習慣的人,一般處于兩種情況。要么是初入職場的新人,擔心自己出錯,想要找一個參考模板;要么就是已經在職場摸爬滾打多年、知道“如何避免走彎路”的經驗老手。

人們為什么會喜歡用模板呢?

小新這樣說:

當我們在項目復盤中做文件歸檔時,往往會“無從下手”。這時,如果能有一個項目文件夾模板作參考,我們就會更容易上手,復盤起來也更方便。

老白這樣說:

這年頭,效率多重要??!處理文件時,有了模板,省時、省力、省心、省挨罵~

為了讓各位職場人更好地提升效率,今天就帶大家好好學習一下360億方云的【文件夾模板】功能。

太好了!快說說怎么用!

【創建模板】看這里!


管理員進入【企業控制臺】,點擊【企業設置】-【文件夾模板】-【從云盤導入文件夾/創建模板】。


創建成功,回到文件夾模板列表,點擊模板名稱,就可以查看模板啦!

Tips:

1)如果你選擇了【從云盤導入文件夾】

在左側選擇【部門】,右側便會展示該部門下的文件夾,你可以點擊選擇右側展示列表中的【任一級文件夾】。若你選擇的是【部門】,那么就相當于同時選中了部門下的所有文件夾。


若你不需要修改當前文件夾,填完【可用部門】和【歸屬部門】就可以提交啦~


如果想對當前文件夾進行修改,可以點擊【新建文件夾】。


2)如果你選擇了【創建模板】

提前想好你要搭建的文件架構和名稱,直接填入就好啦!


【使用模板】看這里!


點擊【新建】-【從模板創建文件夾】,選擇你想用的模板就可以了。


Tips:

如果部門主管在使用模板時,未找到適合的模板,點擊【創建文件夾模板】,即可新建模板。


這個功能有多好用?

如果今后你在工作中遇到以下場景,就可以通過使用【文件夾模板】功能有效解決問題哦!

場景1:

剛入職市場部,老板分配給小A一個項目。為了給老板留下一個好印象,小A去各大網站搜羅了一堆經驗貼。但面對五花八門的建議,小A更加迷茫了,不知道哪個方案會更合老板的心意……

此時,如果小A打開億方云,使用【文件夾模板】功能,就能快速get老板欽定的項目執行流程。


開卷答題的快樂,來的就是這么容易!

場景2:

財務部主管大白正準備做年終總結,她打開部門文件夾,看到了下面這一幕。


大白的血壓蹭地一下就上來了:“為什么歸檔表格的文件夾能如此混亂?”

如果大白能提前創建好部門文件夾模板,她此時看到的應該就是下圖這個畫面了。


各個文件夾清晰明了,輕輕松松就能規范部門員工歸檔文件的習慣。做年終總結?沒在怕的~

總的來說,當你get了億方云的【文件夾模板】功能以后,就可以縱享以下便利:

  • 管理者:方便規范文件夾的結構與名稱,批量創建文件夾,便于項目歸檔和復盤,打造科學的文件管理體系。
  • 執行者:快速提升效率,準確執行標準流程,實現項目效果的最大化。

【文件夾模板】注意事項


1.普通員工可以創建文件夾模板嗎?


目前暫不支持。

2.文件夾模板的【可用部門】和【歸屬部門】有何區別?


可用部門:可用部門內的所有部門成員可以使用此模板。

歸屬部門:歸屬部門內的部門主管、文件管理員及分級管理員,可以編輯更改此模板。


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